Secretos para una buena administración de flota

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La administración de flota juega un papel muy importante en la operación, en los costos y en la rentabilidad de su negocio.

Para mantener una gestión de flota de vehículos adecuada, es necesario tener control y orden en cada proceso.

 

Contar con estándares operativos y una estructura de costos.

Para gestionar la operación de una flota, es necesario tener claridad de cuánto cuesta y cómo se va a gastar así como tomar las medidas necesarias para que se cumplan con los planes y procesos correctos. Con esto, se logra atender puntos de interés con inmediatez gracias a la creación de estándares y se controlan eficientemente los procesos para cumplir con el retorno de  inversión esperado.   

El encargado de flota vehicular es clave pues, al tomar decisiones relacionadas bajo estándares, mediará el ahorro potencial que generen las mejoras en la operación,  esto se traduce en mayor productividad y satisfacción del cliente.

 

Validar el rendimiento de las unidades

La validación es gestionar el cumplimiento

Contar con información completa y procesable es indispensable para el análisis de datos y para poder aplicar soluciones de administración. Todos los procesos de servicios de transporte, seguridad de los conductores, reducir costos de mantenimiento, reducir costos de combustible, diferenciar el uso de vehículos comerciales de los discrecionales y otras validaciones son indispensables. 

Saber qué está pasando con cada una de las unidades a cargo es una ventaja administrativa que permite tomar decisiones a tiempo para evitar fugas de dinero o pérdidas prematuras de activos.

 

Maximizar rutas. Rendimiento de combustible y puntualidad del servicio

Dentro de la estructura de costos, la participación del combustible puede rondar entre el 20% a 30%.  

Si se conoce y se toma el tiempo para validar físicamente las rutas que se están utilizando para atender a todos los clientes, es muy probable que pueda hacer cambios positivos a corto y mediano plazo en temas de gastos de combustible. 

¿Cuáles son las rutas? ¿Cuáles y qué tipo de carreteras estamos utilizando? ¿Cuántos posibles atajos existen? ¿Cuales son los horarios pico? 

Estas son preguntas que un administrador de flota debe responder y mantener actualizadas para poder optimizar la operación y la puntualidad. 

 

Mantener motivados a los usuarios.

Mantener motivados a los usuarios

Al implementar programas de cumplimiento no debe descartar al usuario. El conductor requiere que constantemente le recuerdan sobre la importancia de su compromisos en el uso de los activos, sin embargo, esta rutina no debe ser forzada o incómoda. 

Crear fidelización interna puede ser muy positivo. Recompensas para usuarios por mantener bajo niveles de consumo de combustible, baja siniestralidad y otros buenos hábitos, harán que los usuarios protejan más los vehículos de la empresa.

 

Resguardar siempre la capacitación del equipo

Tanto usuarios como administrativos, deben de conocer con exactitud los estándares de flota de carros de la empresa. De esta manera logra una cultura general sobre el buen uso de la flota.

 

Mantenimiento preventivo y correctivo.

Mantenimiento preventivo y correctivo 

Los vehículos, sean de uso discrecional o comercial no solo son generadores de dinero, transportan a sus colaboradores, por esto, deben de estar siempre en perfectas condiciones. 

Cada vez que se tiene una unidad detenida, se está perdiendo dinero y esto hay que preverlo. Con el cumplimiento de los planes de mantenimiento la probabilidad de fallo es menor y los niveles de seguridad mayores. 

Ante los sucesos inesperados que claramente no estarán bajo su control, el tiempo de respuesta y la agilidad para manejar y resolver en el menor tiempo posible será clave para que un vehículo solo esté detenido por el tiempo mínimo.

 

Trabajo en equipo para evitar reprocesos y dar la mejor atención a los clientes

Si se tiene un negocio de despacho, es importante que las áreas de flota y comercial esten sincronizadas. Cuando se presentan errores entre área de flota y área comercial en el despacho de productos es por falta de validación y de procesos y esto genera un sobrecosto del transporte. 

Los tiempos de atención, despacho y responsabilidades por demoras deben de pactarse claramente tanto a nivel interno de la empresa como con los clientes y proveedores. Maximizar servicio y minimizar costos es la clave.

 

Aprovechar la tecnología

Si es cierto que para administrar la operación, los sistemas de rastreo satelital u otros que permiten generar reportes de uso, maximizan el control de la flota de autos. Utilizar herramientas tecnológicas o algún software de gestión de flotas nunca está de más.

 

En administración, el Renting sigue ganando

Cuando hablamos de maximizar servicio y minimizar costos fijos, el Renting está relacionado directamente con todas las posibilidades de satisfacer verdaderas soluciones de administración de flota. 

Al contar con un costo fijo y con todos los servicios relacionados a su flota, la administración se vuelve tan sencilla que permite no solo ahorrar dinero, sino que que su empresa pueda ofrecer mejor servicio a sus clientes.

Si requiere una asesoría sobre Renting y la administración de flotas, contáctenos al 2542-4800 o al email totalfleet@adobecar.com

 

Total Fleet

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