Uno de los recursos más complejos de analizar en cualquier empresa es la flota. Por esto, es necesario validar y cuestionarse muy bien el porqué de cada aspecto involucrado para así, poder crear y controlar los indicadores de desempeño y mantener rentabilidad.
Existen muchas variables que podemos considerar para realizar el correcto análisis de una flotilla de autos, pero lo cierto es que los errores que hoy cometa, afectarán directamente las decisiones de mañana. Mencionamos 5 de los errores más comunes.
Conozca qué es el Renting de vehículos en Costa Rica.
1. No determinar condiciones de uso
El análisis básico debe de contemplar el porqué de la flota. ¿Para qué es? y ¿Cómo debe de funcionar para ser eficiente y rentable? Para esto, es necesario contar con datos sobre rendimiento esperado de la mano con el giro del negocio y el plan estratégico.
Cada dato debe justificarse y validarse entre los encargados de flota, finanzas, comercial y otras gerencias involucradas.
La cantidad correcta de unidades: Esto va 100% en línea de la productividad que se requiera generar. Maximizar servicio no significa tener un vehículo por cada cliente que se atiende, ni tampoco tener un solo vehículo para atender demasiadas rutas o clientes. Debe existir un balance entre la demanda y la capacidad de atención con la que se cuenta.
Tipos de vehículos: Si la flota está dividida para varios tipos de usuarios, se debe de justificar el tipo de vehículos según sean las labores o beneficios para cada área y para cada colaborador.
Plazos de recambio: Si no se estipulan los periodos de renovación, a mediano y largo plazo se tendrán problemas con las unidades de uso intensivo y esto genera pérdida de dinero en servicios de mantenimiento y pérdida de valor de rescate de los activos.
Análisis de consumo de combustibles: Este es un análisis que deberá contar con un reporte completo del gasto actual o previsto, con lujo de detalle de rutas, histórico de consumos, tipos de vehículos y hasta de conductores.
2. No contar con registro de datos de la flota
La falta de información o el contenido desordenado o parcial solo genera problemas y retrasos en la toma de decisiones. Es imprescindible contar con todos los datos de uso, consumo, rentabilidad, proyecciones u otros que permitan avanzar con el negocio para poder tomar decisiones a tiempo, según los cambios que se vayan presentando.
Esperar a que pase lo peor o no prever situaciones costará caro, por esto, mantener al día toda la información de las unidades minimiza el riesgo de cometer errores en la gestión de la flota.
3. No incluir costos ocultos
Existen puntos muy relevantes que al olvidarse pueden comprometer los presupuestos. No incluir en los reportes puntos como los recambios, los tiempos de gestión, los rangos de siniestralidad o en detalle los costos de servicios de mantenimiento es inaceptable.
4. No conocer la estrategia de la empresa
Cuando se analiza el uso, el costo y los servicios de la flota vehicular, se debe partir de la estrategia comercial de la empresa. Es la base para poder determinar los lineamientos que debe de seguir la gestión de flota para ser eficiente y cumplir con las expectativas de servicio al cliente interno y externo.
Las necesidades de los clientes internos son diferentes a las de los clientes externos. Un usuario de un vehículo de uso discrecional será más sensible a aspectos de atención personalizada, mientras que un usuario de un vehículo comercial necesita que la unidad siempre esté a punto para cumplir con sus obligaciones. Por otra parte, los clientes externos esperan puntualidad, buen estado y apariencia de las unidades, buen trato de los conductores, etc.
Conocer bien y estar consciente de estas variables, hace que la perspectiva de gestión sea más amplia y ajustada a la realidad, por lo que se tomará en cuenta en la estrategia de administración.
5. No identificar las alternativas potenciales de ahorro
Algunas veces algo poco evidente pero de suma importancia. El encargado de compras debe de atender junto con el encargado de flota todas aquellas posibilidades para maximizar la operación y participar activamente en la búsqueda de soluciones de movilidad y herramientas que permitan generar un ahorro en la gestión de flota.
No se debe olvidar revisar con lupa, puntos tales como:
- Tener un desglose de todos los costes que se generan actualmente
- Conceptualizar cada gasto y analizar el cumplimiento o no de cada costo.
- Analizar los pro y contra de contratar a ciertos proveedores de servicios, de manera que, se pueda fácilmente conocer quienes ofrecen las mejores economías de escala en beneficio de sus presupuestos.
Si se cuenta con datos fiables y actualizados, se podrán identificar las fortalezas y debilidades de la flota y se podrá ajustar la estrategia o corregir las malas prácticas.
Con el Renting de Total Fleet la gestión de flota es más sencilla, ahorra tiempo y dinero al poder controlar y volver más eficientes los costos derivados de flota.
Gestione con los especialistas, contáctenos al 2542-4800 o al email totalfleet@adobecar.com
