Uno de los recursos más complejos para ser analizado en cualquier empresa es la flota. Por esta razón, es necesario tener claridad y justificar las decisiones que se tomen para poder generar y controlar los indicadores de desempeño, la reducción de costos y mantener la rentabilidad.
Existen muchas variables que podemos considerar para realizar el correcto análisis, pero la realidad es que los errores que pueden afectar la rentabilidad de flotas no se verán bien en el reporte y afectarán directamente las decisiones a futuro.
Entre los errores más comunes que se comenten al analizar flota vehicular en Costa Rica podemos mencionar estos:
No definir las condiciones de uso
El análisis debe de contemplar el ¿para qué de la flota? y el ¿Cómo debe funcionar de manera eficiente y rentable? Para esto, es necesario contar con los datos sobre rendimiento esperado atendiendo las variables del giro del negocio y paralelo al plan estratégico.
No se debe tener vehículos para todo uso. Cada unidad debe mantener una rentabilidad según el área a la que pertenezca, de esta manera, se podrá medir y controlar así como gestionar la flota de forma clara y financieramente correcta.
Comúnmente los errores de flota vehicular en Costa Rica inician por no controlar el uso, permitiendo que los vehículos sean utilizados sin control alguno y así incrementando el desgaste de las unidades.
Control de flota no es solo combustible y kilometraje
Dentro de los errores que debe evitar, está el no justificar y validar entre los encargados de flota, finanzas, comercial y otras gerencias involucradas el uso de cada vehículo.
No contar con la cantidad correcta de unidades para la operación
Esto va en línea de la productividad que se requiera generar. Maximizar servicio no significa tener un vehículo por cada cliente que se atiende, ni tampoco tener un solo vehículo para atender demasiadas rutas o a todos los clientes, pues hacer esto podría volverle muy ineficiente.
Pregúntese ¿cómo mejorar la flota vehicular para atender correctamente la operación? Si logra
un balance entre la demanda y la capacidad de atención con la que se cuenta tendrá una fórmula exitosa.
Tener tipos de vehículos no adecuados
Debe justificar que el tipo de vehículos sean los correctos para las labores de cada área y cada colaborador. No ponga a un colaborador en un pick up 4×4 si su puesto no lo requiere.
Evalúe si por ejemplo, los vehículos eléctricos serán efectivos para los Company Car o el área de ventas. Verifique que la rentabilidad de su área mejorará o se mantendrá ya sea con cambios menores o radicales antes de tomar decisiones.
No renovar su flota a tiempo
Si no cumple con los períodos de renovación, a mediano y largo plazo se tendrán problemas con las unidades de uso intensivo y esto genera pérdida de dinero en servicios de y de valor de rescate de los activos.
Un aumento en el mantenimiento preventivo y consumo de combustibles es un indicador de que su flota puede haber cumplido su vida útil.
Administrar la flota sin controles internos
El registro de datos, las proyecciones u otros permiten avanzar con el negocio para poder tomar decisiones a tiempo, según los cambios que se vayan presentando.
Mantener al día toda la información de las unidades minimiza el riesgo de cometer errores en la gestión de la flota.
No contemplar los costos derivados y los costos ocultos
No se debe olvidar revisar puntos tales como:
- Tener un desglose de todos los costes que se generan actualmente
- Conceptualizar cada gasto y analizar el cumplimiento o no de cada costo.
- Analizar los pro y contra de contratar a ciertos proveedores de servicios, de manera que, se pueda fácilmente conocer quienes ofrecen las mejores economías de escala en beneficio de sus presupuestos.
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