Guía completa de Software de gestión de flotas

Un socio estratégico de funcionalidades e integraciones

Este tipo de software es una herramienta digital que ayuda a las empresas a controlar sus vehículos. Recopila información en tiempo real de los sistemas electrónicos del vehículo por medio de dispositivos instalados y la envía a través de redes celulares o satelitales a servidores del proveedor. El sistema procesa estos datos y los presenta en una plataforma de monitoreo que despliega reportes de todo tipo de información que el usuario requiera para el control como las condiciones del vehículo, alertas de servicio, monitoreo de conducción, gestión de rutas y otros relacionados.

Beneficios clave

• Gestión de vehículos y activos: Controla y gestiona los mantenimientos, inventarios e historial de los vehículos.
• Monitoreo y telemetría en tiempo real: Ofrece una visión en vivo de lo que sucede en la carretera. Localización, geocercas y comportamiento de conducción.
• Optimización de rutas y despachos: Puede calcular las rutas, considerando el tráfico, las paradas y las restricciones así como asignar de forma inteligente el trabajo a los conductores.
• Gestión de combustible: Conecta el sistema al vehículo para obtener datos precisos sobre el consumo en tiempo real.

¿Por qué su empresa en Costa Rica necesita un software de gestión de flotas?

Imagine un escenario donde puede visualizar en tiempo real la ubicación de cada uno de los vehículos, conocer el consumo de combustible, automatizar los recordatorios de mantenimiento y analizar el rendimiento de la flota con datos precisos. Un software de gestión no es solo un sistema de rastreo;  en una plataforma de telemetría de flotas se centraliza toda la información clave para la toma de decisiones estratégicas de los gestores de flotas.

Optimización de costos: Reduce gastos de combustible, minimiza el tiempo de inactividad de los vehículos y controla los costos de mantenimiento.

Mejora de la seguridad: Monitorea el comportamiento de conducción y reacciona ante incidentes de manera proactiva.

Aumento de la productividad: Mejora la eficiencia operativa al poder planificar rutas, reduce los tiempos de entrega y mejora la satisfacción del cliente interno y externo.

Cumplimiento normativo: Facilita la administración de flotas en gestión de documentos, licencias y permisos, asegurando que la flota siempre cumpla con la normativa interna y nacional.

Funcionalidades clave. Más que el simple rastreo

Un sistema de gestión de calidad va mucho más allá de mostrar un punto en un mapa. Sus funcionalidades se ramifican en varios aspectos, cada uno diseñado para resolver desafíos específicos que permiten a las empresas el control de flotas y generar valor.

 1. Gestión de vehículos y activos

Esta funcionalidad es el core del sistema, permitiéndole tener un control exhaustivo sobre cada vehículo.

Mantenimiento preventivo y correctivo: Programa recordatorios automáticos basados en el kilometraje o el tiempo. Esto ayuda a prevenir fallas y a extender la vida útil de los activos. Por ejemplo, el sistema podría alertar para el cambio de aceite de una de sus paneles de reparto en San José antes del vencimiento del plazo.

Control de inventario: Gestiona los neumáticos, lubricantes y otras piezas, asegurando que siempre tenga los insumos necesarios para el mantenimiento y así reducir costos operativos.

Historial de vehículos: Un registro completo de reparaciones, revisiones e inspecciones. Esto es invaluable para la venta o la depreciación del activo a largo plazo.

2. Monitoreo y telemetría en tiempo real

Una plataforma de telemetría de flotas da una visión en vivo de lo que sucede minuto a minuto para generar un control eficiente de vehículos.

• Localización GPS: Brinda la ubicación exacta de cada vehículo en cualquier momento, lo cual es fundamental para el servicio al cliente y la seguridad.

• Geocercas: Delimita áreas geográficas y recibe alertas si un vehículo entra o sale de ellas. Esto es útil para garantizar que los vehículos se mantengan dentro de los límites acordados o para controlar sobre todo rutas de reparto, de ventas o empresas de transporte público.

• Monitoreo del comportamiento del conductor: Evalúa hábitos como aceleraciones bruscas, frenadas repentinas, excesos de velocidad y uso del vehículo fuera de horario laboral. Esta información no solo reduce el riesgo de accidentes, sino que también disminuye el desgaste de los vehículos y el consumo de combustible.

3. Optimización de rutas y despachos

Una de las áreas con mayor potencial de ahorro y eficiencia.

Planificación de rutas automáticas: El software puede calcular las rutas más cortas o rápidas, considerando el tráfico, las paradas y las restricciones vehiculares. Esto es vital para las empresas de distribución en Costa Rica, que a menudo se enfrentan a desafíos logísticos en el Gran Área Metropolitana.

Asignación de tareas: Asigna de forma inteligente el trabajo a los conductores, equilibrando la carga de trabajo y optimizando los tiempos de entrega.

4. Gestión de combustible

Uno de los mayores costos operativos de una flota.

Monitoreo del consumo: Conecta el sistema al vehículo para obtener datos precisos sobre el consumo de combustible en tiempo real, identificando rápidamente patrones ineficientes.

Detección de fraudes: Recibe alertas si se detectan anomalías, como posibles robos de combustible.

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KPIs de Gestión de Flotas. La clave para medir el éxito

Medir es el primer paso para mejorar. Los KPIs de gestión de flotas (indicadores clave de rendimiento) le permiten cuantificar el éxito de sus operaciones y justificar la inversión en un software de gestión de flotas.

1. KPIs Financieros

• Costo por kilómetro (CPK): Mide la eficiencia de cada vehículo. Costo total de operación / Kilómetros recorridos.

• Gasto de combustible por vehículo: Identifica los vehículos o conductores con un alto consumo. Gasto de combustible / Kilómetros recorridos.

• Costo de mantenimiento por vehículo: Un indicador de la salud y el estado del activo. Costo de mantenimiento / Kilómetros recorridos.

2. KPIs de Productividad

• Tiempo de inactividad: Evalúa cuánto tiempo los vehículos no están en uso. Menor tiempo de inactividad significa mayor retorno de la inversión.

• Tasa de cumplimiento de rutas: Mide la eficiencia con la que los conductores siguen las rutas planificadas.

3. KPIs de Seguridad y Sostenibilidad

• Incidentes por conductor: Cuantifica la cantidad de frenadas bruscas, excesos de velocidad u otros comportamientos de riesgo.

• Consumo de combustible (Litros/100 km): Un KPI directo para medir la eficiencia y el impacto ambiental de la flota.

Integración con otros sistemas. El ecosistema de su negocio

La verdadera potencia del software de gestión de autos se libera cuando se integra con otras herramientas empresariales. Esta sinergia crea un flujo de información continuo, eliminando los silos de datos y automatizando procesos.

Integración con ERP 

Una integración ERP flotas conecta su software de gestión de flota con el sistema central de finanzas, ventas y operaciones.

Automatización de facturación: Los datos de uso del vehículo pueden ser enviados directamente al ERP (Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales) para generar facturas de forma automática, ideal para empresas de renta o de servicios.

Gestión de inventario optimizada: Si transporta productos, el software de flotas puede informar al ERP sobre la llegada o salida de mercancías, actualizando el inventario en tiempo real.

Informes financieros precisos: Los costos operativos de la flota (combustible, mantenimiento) se reflejan directamente en los estados financieros del ERP, proporcionando una visión holística de la rentabilidad.

¿Cómo elegir entre las mejores herramientas para flotas en Costa Rica?

La oferta de herramientas para flotas es amplia, pero la elección debe basarse en las necesidades específicas de su empresa.

Defina sus objetivos: ¿Qué quiere resolver? ¿Reducir costos de combustible, mejorar la seguridad o automatizar el mantenimiento?

Evalúe las funcionalidades: Asegúrese de que el software ofrece las características que realmente necesita.

Considere la escalabilidad: Elija una plataforma que pueda crecer con su negocio.

Soporte local: Un proveedor con representación y presencia en Costa Rica puede ofrecerle un soporte técnico más ágil y personalizado.

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Distribuidores y usuarios de software de gestión

Muchas de las empresas más grandes y reconocidas a nivel mundial, especialmente aquellas con enormes operaciones de logística, transporte y distribución, dependen de software de gestión de flotas para optimizar sus operaciones y mantener su ventaja competitiva.

Acá, 5 de las empresas más conocidas que utilizan este tipo de tecnología:

1. Walmart: Este gigante corporativo gestiona una de las flotas privadas más grandes, con decenas de miles de camiones. La compañía utiliza una avanzada tecnología de gestión y telemetría para optimizar rutas, reducir el consumo de combustible, monitorear el rendimiento de los conductores y garantizar la seguridad.
2. DHL: Siendo un líder global en logística, DHL opera una enorme flota de vehículos y se apoya en sistemas de gestión para el rastreo en tiempo real, la planificación dinámica de rutas y el monitoreo del comportamiento de conducción.
3. Coca-Cola: La empresa embotelladora más grande del mundo ha implementado sistemas de gestión para optimizar su red de distribución. Utiliza esta tecnología para rastrear activos, mejorar la eficiencia del mantenimiento y automatizar la gestión de datos.
4. Nestlé: Su gestión de la flota abarca desde vehículos de ventas hasta camiones de reparto en más de 70 países. La compañía utiliza software de gestión como parte de su estrategia global de seguridad vial.

Por otra parte, algunas de las empresas reconocidas a nivel local y mundial que fabrican, distribuyen o venden software de gestión de flotas son:

Navsat: Ofrece soluciones de software para gestión de flotas y tarjeta de combustible, monitoreo y gestión de flotas por GPS, control por video en tiempo real, aplicaciones para personal de campo, plataformas para gestión de consumo masivo, plataformas para gestión de pasajeros, monitoreo vehículos uso particular, entre otros.

Golan: Ofrece soluciones de monitoreo, rastreo, control y optimización de todo tipo de flotas con servicios como reacción de patrulla propia, plataforma propia para rastreo y logística, medición de combustible, medición de temperatura, reportes logísticos, escucha en cabina y botón de pánico.

Zingo: Otro de los proveedores que ofrecen sistemas de control y monitoreo remoto. Entre sus soluciones mencionan Gestión agrícola y agropecuaria, gestión y mantenimiento de flota, Control de transporte público y privado, gestión logística, gestión de personas, conducción eficiente, monitoreo y complementos, control de combustible, control de temperatura y otros.

Fleet Metriks: Dentro de sus soluciones ofrecen datos de temperatura y presión de los neumáticos en tiempo real, formularios a la medida para control total de las partes más críticas, copiloto virtual que mejora el comportamiento al volante con alertas de voz personalizadas en la cabina, Easy Driver Score que evalúa el rendimiento de los conductores, ELDs/Horas de servicio, vídeo telemática y otros.

Geotab: Es uno de los proveedores más grandes y conocidos a nivel global. Geotab es famoso por su plataforma abierta y escalable. Su tecnología se centra en la recopilación de datos detallados de los vehículos para proporcionar análisis avanzados sobre seguridad, productividad, optimización de flotas y sostenibilidad.

Verizon Connect: Como parte de Verizon, uno de los conglomerados de telecomunicaciones más grandes del mundo, Verizon Connect es un actor importante en el mercado de software de gestión de flotas. Sus soluciones incluyen rastreo por GPS, optimización de rutas, monitoreo del comportamiento del conductor y herramientas de cumplimiento normativo.

Webfleet: Anteriormente conocido como TomTom Telematics, Webfleet fue adquirido por Bridgestone Europa en 2019 y se ha posicionado como uno de los líderes en soluciones de gestión de flotas. Ofrecen una plataforma basada en la nube que ayuda a las empresas a mejorar el rendimiento de su flota, ahorrar combustible, apoyar a los conductores y aumentar la eficiencia general.

Preguntas Frecuentes (FAQ)