Software de gestión. Integrar flotas con ERP y CRM

Para las empresas que gestionan vehículos, el software de gestión de flotas es una herramienta poderosa para el rastreo y la optimización. Sin embargo, su verdadero potencial se desbloquea cuando se integra con los sistemas de negocio principales: el ERP (Enterprise Resource Planning) y el CRM (Customer Relationship Management).

¿Por qué la integración es el siguiente paso?

Imagine un escenario donde los datos de la flota fluyen de manera automática y sin vacíos hacia los departamentos de finanzas y ventas. Al integrar el ERP y el CRM elimina la necesidad de tareas manuales, reduce los errores y proporciona una visión clara del negocio con:

• Sincronización de datos: Los datos de uso de vehículos, kilometraje y combustible se sincronizan automáticamente con tu sistema contable.

• Información unificada: Los equipos de ventas y servicio al cliente tienen acceso a la ubicación y recopilan datos sobre el estado de la flota en tiempo real.

• Automatización de procesos: La facturación, el mantenimiento y la gestión de clientes se vuelven procesos automatizados y eficientes.

¿Cómo la integración de software de flotas con ERP y CRM transforma su negocio?

Integración ERP

¿Qué es la integración con ERP?

Es la conexión de la plataforma de telemetría de flotas con su sistema de planificación de recursos empresariales. Esta conexión se realiza a través de una API gestión flotas (Interfaz de Programación de Aplicaciones), que permite que ambos sistemas logren comunicarse de forma segura y automática.

Al sincronizar datos de flotas en tiempo real con ERP, estos datos de la flota se convierten en información contable y de gestión, permitiendo un control financiero y operativo para el gestor de flotas.

Beneficios clave de la integración

• Automatización de la facturación y la contabilidad: Los datos de uso de vehículos y conductores, como el kilometraje y el tiempo de servicio, se transfieren directamente al ERP. Esto es fundamental para las empresas que facturan por el uso del vehículo. Quedan atras las hojas de cálculo manuales y los errores de transcripción.

• Gestión de inventario optimizada: Si transporta productos, unos de los beneficios de conectar telemetría de vehículos al ERP es la integración actualizada del inventario en tiempo real. Cuando un camión sale con un pedido, el inventario se ajusta, y cuando llega al destino, se confirma la entrega.

• Análisis de costos detallado: La información sobre el consumo de combustible, los costos de mantenimiento y las horas de trabajo se sincroniza con su ERP. Esto le permite tener una visión precisa del costo total de propiedad (TCO) de cada vehículo y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos.

Caso sobre ventajas de un dashboard conectado a ERP y flotas

Una empresa de distribución utiliza la integración de su software de flotas con su ERP. Cada vez que un vehículo termina una ruta de entrega, el sistema de telemetría registra con datos precisos la distancia recorrida y el tiempo total. Esta información se envía automáticamente al ERP, donde se genera una factura precisa para el cliente, se ajusta el inventario de productos entregados y se actualizan los registros de costos de combustible del vehículo.

Integración CRM

¿Qué es la integración de flotas con CRM?

Es la conexión entre su software de gestión de flota de vehículos y el sistema de gestión de relaciones con el cliente. Esto permite que los equipos de trabajo tengan acceso al software de flotas conectado a CRM con datos de telemetría relevantes directamente desde su plataforma.

El CRM para la gestión de flotas es la pieza clave para mejorar la satisfacción del cliente y optimizar las operaciones de ventas y servicio.

Ventajas de la integración de CRM

• Mejora del servicio al cliente: Cuando un cliente llama para preguntar por la ubicación de su pedido, el agente de servicio al cliente puede ver datos en tiempo real sobre la ubicación del vehículo de entrega, el tiempo estimado de llegada y si el conductor está demorado por el tráfico.

• Información de ventas estratégica: Los equipos de ventas pueden analizar el uso de los vehículos para identificar patrones y oportunidades y hasta para la optimización de rutas. Por ejemplo, si un vehículo de renting está subutilizado, la información del CRM podría activar una alerta para que se gestione un plan ajustado a las necesidades.

• Gestión de incidencias proactiva: Si un vehículo sufre una avería, el sistema de flotas puede alertar al CRM, que a su vez notifica al equipo de servicio para que se comunique de inmediato con el usuario y le proporcione una solución. Esto ayuda a reducir costos y mejorar servicio.

Caso de cómo centralizar información de flotas en CRM

Una empresa de servicios técnicos que cuenta con integración ERP CRM con telemetría, recibe una llamada de un cliente molesto porque un técnico no ha llegado. El agente de servicio, al ver el CRM, no solo confirma que el técnico está a 10 minutos de distancia, sino que también puede ver que está en una zona de alto tráfico y le envía un mensaje al técnico a través del sistema de mensajería del software de flotas para informarle que el cliente está esperando.

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La importancia de la API de gestión 

La API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) es la tecnología que hace posible toda esta comunicación. Actúa como un traductor entre sistemas, permitiendo la centralización de datos de flota y que su software de flotas se conecte con una amplia gama de soluciones de terceros.

¿Cómo elegir la solución correcta y qué buscar?

Para una integración exitosa, es importante seleccionar las herramientas adecuadas.

1. Compatibilidad de API: Asegúrese de que el software de gestión de flotas que elija tenga una API robusta y bien documentada que sea compatible con su ERP y CRM.

2. Sincronización en tiempo real: La capacidad de sincronizar datos en tiempo real es clave para tomar decisiones oportunas. Pregunte a los proveedores sobre la latencia y la frecuencia de la sincronización.

3. Seguridad de los datos: La información de su flota y clientes es sensible. La API debe contar con protocolos de seguridad sólidos para proteger la información durante la transferencia.

Casos de industria

• Caso 1: Empresa de logística: Al conectar telemetría ERP, la empresa puede lograr automatizar la facturación a clientes finales. La integración de los datos de kilometraje y tiempo de entrega elimina la necesidad de la entrada manual de datos, reduciendo el tiempo de facturación de días a solo horas.

• Caso 2: Proveedor de equipos de construcción: Implementar un CRM para mejorar el servicio postventa. Cuando un cliente reporta una falla en un equipo, el sistema de flotas puede localizar al técnico más cercano y enviar automáticamente la información del cliente al técnico, reduciendo los tiempos de respuesta y mejorando la satisfacción del cliente.

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Preguntas Frecuentes