Cómo declarar un siniestro y evitar rechazos de tu aseguradora

¿Cómo declarar siniestro y evitar rechazo de la aseguradora?

Los accidentes de tránsito en Costa Rica se dan con mayor frecuencia y gestionar adecuadamente un caso brinda tranquilidad al usuario y ofrece beneficios administrativos y operativos a su empresa. En este artículo, le brindamos una guía sobre cómo gestionar un siniestro, desde el primer momento hasta la resolución final, y lo más importante, cómo las buenas prácticas pueden evitar que una reclamación sea rechazada.

• Reporte del evento: Es el proceso indispensable para notificar a las autoridades, aseguradoras y a la empresa de Renting. Se debe hacer justo después de un accidente e incluye la declaración en sitio al inspector de la aseguradora, oficial de tránsito y proveedor de Renting.

• Comunicación con la aseguradora y proveedor de Renting: La importancia de la notificación, la presentación de la documentación correcta y mantener una comunicación fluida con la empresa de Renting y la compañía de seguros agilizará el proceso.

• Plazos y documentación: Existen plazos legales y contractuales para la presentación de reclamos en Costa Rica y la lista de requisitos que debe reunir para cada tipo de seguro. Tanto el proveedor como el asegurador le ayudarán con estos datos para evitar demoras o rechazos.

• Factores de rechazo y cómo evitarlos: Es importante identificar las razones más comunes por las que una aseguradora puede rechazar un reclamo y aplicar prácticas proactivas para minimizar esos riesgos garantizando la validez de los requisitos y de los procesos de la reclamación.

• El proceso de indemnización y rol de expertos: Para cada indemnización en Costa Rica se toman en consideración varios factores, de manera que siempre es necesario aceptar la asesoría profesional.

Una mirada profunda a la gestión de siniestros para flotas en Costa Rica

Para las empresas de Renting de vehículos, la correcta gestión de un siniestro es una habilidad indispensable que garantiza su continuidad operativa. Entender el proceso, los requisitos y las mejores prácticas le permitirá gestionar con éxito cualquier reclamo y asegurar la indemnización correspondiente.

La acción inmediata. El reporte del evento

Cuando un vehículo de su flota se ve involucrado en alguno de los diferentes tipos de siniestros, los primeros minutos son vitales. La información recopilada en el lugar del incidente es fundamental para el éxito de su reclamación.

Garantice la seguridad

Lo primero es asegurar que todos los involucrados estén a salvo. Hoy en día es permitido mover los vehículos a un lugar seguro para evitar congestionamiento vial y otros accidentes. Señalice la zona, si hay heridos solicite atención médica de inmediato. 

Notificación a las autoridades:

En caso de un accidente de tránsito, es indispensable llamar al 911 si requiere una ambulancia o hasta un oficial de tránsito. El parte de tránsito es un requisito indispensable para cualquier reclamación de seguros en el territorio nacional que pudiese llegar a un proceso judicial.

Recuerde que el vehículo en Renting no es de su propiedad, por lo que siempre debe cumplir con la notificación a las autoridades, a la compañía aseguradora y al proveedor

Recolección de evidencia:

Como parte de las pruebas que podrían facilitar los procesos judiciales o del reclamo, tomar fotografías o videos de la escena del accidente, los daños en todos los vehículos involucrados, la posición final de los mismos, las marcas de frenado y cualquier señal de tráfico o condición de la vía relevante.

Obtenga la información de contactos de los conductores involucrados y testigos fiables, incluyendo nombres completos, números de cédula así como de sus compañías de seguros.

Limítese a recopilar hechos y a cooperar con las autoridades y no diga nada que no quiera o que no esté seguro. Nunca se deje presionar por terceros para hacer declaraciones falsas, recibir dinero,  pactar o conciliar en el sitio.

El conductor debe presentarse al juzgado de tránsito indicado dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la boleta para brindar su declaración sobre los hechos.

Notificación y comunicación con la compañía de seguros y el proveedor de Renting

La mayoría de las pólizas exigen una notificación dentro de un plazo máximo de 7 días desde que se tuvo conocimiento del siniestro.

Es importante utilizar los canales de comunicación oficiales de la aseguradora y de la empresa de Renting tales como líneas telefónicas de atención de siniestros, formularios en línea o correo electrónico. Mantenga un registro de toda notificación y consulta. 

Si se le aplicó una multa de tránsito al momento del accidente, debe ser cancelada en los tiempos y según los términos de su contrato de Renting.

Documentación requerida y plazos para la formalización del reclamo

Una vez notificado el accidente, se le solicitarán una serie de documentos para formalizar la reclamación y proceder con la evaluación del caso de siniestro.

Algunos de los documentos básicos y más comunes son:

• Formulario de declaración de la aseguradora.
• Copia del parte o informe policial.
• Copia de documento de identidad
• Fotografías o videos del lugar del accidente y de los daños.
• Expedientes del Juzgado de Tránsito u otros que la aseguradora o el proveedor requieran.

En caso de robo: La denuncia ante el Organismo de Investigación Judicial (OIJ), certificados y otros relacionados.

En casos de lesiones o fallecimiento de terceros: Expedientes médicos, facturas de gastos, certificados de defunción, informes de autopsia, etc. 

¿Cuál es el plazo de respuesta de una aseguradora para dar resolución de un caso?

Por ley existe un plazo máximo de 30 días para que una aseguradora ofrezca respuesta al reclamo a partir de que se presente toda la documentación requerida (incluyendo sentencias judiciales). Es fundamental cumplir con todo requisito. 

Evitar rechazos. Estrategias proactivas

Conocer las causas comunes y actuar preventivamente puede marcar la diferencia.

Póliza al día: Asegúrese de que el contrato de seguro esté activo y revise periódicamente el contrato con el proveedor de Renting.

Veracidad en la declaración: Proporcione siempre información veraz y completa. No oculte datos sobre los hechos ya que esto puede anular el derecho a recibir una indemnización y hasta puede generar acciones legales en su contra.

No admita responsabilidad si no tiene claro lo sucedido:  No está mal admitir que se cometió un error al volante y que esto causó un accidente. De hecho, al admitir culpa el proceso es más expedito, sin embargo, dependiendo de la situación, si no está seguro de lo que pasó o no tiene apoyo legal para hacer declaración en el sitio no es obligatorio afirmar culpabilidad. 

Cumplimiento de las normas viales: Asegurarse de que sus conductores cumplan con las leyes reduce significativamente el riesgo de accidentes de tránsito y por ende, de reclamos. 

Asesoría legal y profesional: Su proveedor de Renting debe de contar con asesoría legal especializada. Un abogado con experiencia en seguros puede guiarlo en los procesos en caso de requerirse.

El proceso de indemnización y el cálculo de la compensación

Una vez que la aseguradora acepta el reclamo, se procede a calcular una indemnización. Si bien este proceso es interno del proveedor de Renting, según el tipo de evento usted podría necesitar conocer alguno de los siguientes puntos.

Evaluación de daños: La aseguradora realizará el avalúo de los daños del vehículo y de los daños a terceros. Esta evaluación es clave para determinar el monto a indemnizar.

Valoración de pérdida total o parcial: Si el costo de reparación excede un porcentaje determinado del valor comercial del vehículo, se puede considerar una pérdida total. En este caso, la aseguradora tendrá la obligación de indemnizar el valor asegurado del vehículo menos el deducible, y el vehículo pasará a ser “salvamento” de la aseguradora. Si la pérdida fue parcial, se indemnizará el costo de reparación.

Indemnización por lesiones: En el caso de lesiones, el calculo de indemnizacion se basa en las facturas de gastos médicos, salarios dejados de percibir, y en casos de incapacidad permanente o fallecimiento, se utilizan tablas de porcentajes de incapacidad y factores actuariales. Aquí, los expertos en la materia de cada aseguradora deberán sustentar el proceso indemnizatorio. 

Preguntas frecuentes